In English: Data Processing Agreement
Isikuandmete töötlemise leping (DPA) kehtib VILFF OÜ (volitatud töötleja) ja iga VILFF-i kliendi (vastutav töötleja) vahel. Jaod I-III on komisjoni rakendusotsuse (EL) 2021/915 ametlik eestikeelne tekst. Lahknevuse korral kehtib ingliskeelne versioon (V lisa punkt 10).
Alamtöötlejate kehtiv loetelu: vilff.com/legal/subprocessors.
a) Käesolevate lepingu tüüptingimuste (edaspidi „tingimused“) eesmärk on tagada vastavus Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. aasta määruse (EL) 2016/679 (füüsiliste isikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ja selliste andmete vaba liikumise ning direktiivi 95/46/EÜ kehtetuks tunnistamise kohta (isikuandmete kaitse üldmäärus)) artikli 28 lõigetele 3 ja 4.
b) I lisas loetletud vastutavad töötlejad ja volitatud töötlejad on kokku leppinud käesolevates tingimustes, et tagada vastavus määruse (EL) 2016/679 artikli 28 lõigetele 3 ja 4 ja/või määruse (EL) 2018/1725 artikli 29 lõigetele 3 ja 4.
c) Neid tingimusi kohaldatakse II lisas täpsustatud isikuandmete töötlemise suhtes.
d) I-IV lisa on tingimuste lahutamatu osa.
e) Käesolevad tingimused ei piira nende kohustuste täitmist, mis kehtivad vastutava töötleja suhtes määruse (EL) 2016/679 ja/või määruse (EL) 2018/1725 alusel.
f) Käesolevad tingimused ei taga iseenesest isikuandmete rahvusvahelise edastamisega seotud kohustuste täitmist kooskõlas määruse (EL) 2016/679 ja/või määruse (EL) 2018/1725 V peatükiga.
a) Lepingu tüüptingimuste pooled kohustuvad tingimusi mitte muutma, välja arvatud lisadesse teabe lisamiseks või neis sisalduva teabe ajakohastamiseks.
b) See ei takista pooli lisamast käesolevates tingimustes sätestatud lepingu tüüptingimusi laiemasse lepingusse või lisamast muid tingimusi või täiendavaid kaitsemeetmeid, tingimusel et need ei lähe käesolevate tingimustega otseselt ega kaudselt vastuollu ega piira andmesubjektide põhiõigusi või -vabadusi.
a) Kui käesolevates tingimustes kasutatakse vastavalt kas määruses (EL) 2016/679 või määruses (EL) 2018/1725 määratletud mõisteid, on neil mõistetel sama tähendus kui nimetatud määruses.
b) Käesolevaid tingimusi mõistetakse ja tõlgendatakse vastavalt kas määruse (EL) 2016/679 või määruse (EL) 2018/1725 sätteid silmas pidades.
c) Käesolevaid tingimusi ei tõlgendata viisil, mis on vastuolus määruses (EL) 2016/679 või määruses (EL) 2018/1725 sätestatud õiguste ja kohustustega, ega viisil, mis piirab andmesubjektide põhiõigusi või -vabadusi.
Käesolevate tingimuste ja nende kokkuleppimise ajal poolte vahel kehtinud või hiljem sõlmitud seotud lepingute sätete vastuolu korral kohaldatakse käesolevaid tingimusi.
a) Üksus, kes ei ole käesolevate tingimuste pool, võib kõigi poolte nõusolekul käesolevate tingimustega igal ajal ühineda vastutava töötleja või volitatud töötlejana, selleks täidab ta lisad ja allkirjastab I lisa.
b) Pärast punktis a nimetatud lisade täitmist ja allkirjastamist käsitatakse ühinevat üksust käesolevate tingimuste poolena ning tal on vastutava töötleja või volitatud töötleja õigused ja kohustused vastavalt tema tähistusele I lisas.
c) Ühinevale üksusele ei tulene pooleks saamise eelsel perioodil käesolevatest tingimustest õigusi ega kohustusi.
Töötlemistoimingute üksikasjad, eelkõige isikuandmete liigid ja töötlemise eesmärgid, milleks isikuandmeid vastutava töötleja nimel töödeldakse, on täpsustatud II lisas.
a) Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid ainult vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste alusel, välja arvatud juhul, kui ta on kohustatud seda tegema tema suhtes kohaldatava liidu või liikmesriigi õigusega. Sellisel juhul teatab volitatud töötleja selle õigusliku nõude enne isikuandmete töötlemist vastutavale töötlejale, kui selline teatamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu seadusega keelatud. Vastutav töötleja võib anda edasisi juhiseid ka isikuandmete töötlemise kestel. Need juhised tuleb alati dokumenteerida.
b) Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kohe, kui vastutava töötleja antud juhised lähevad volitatud töötleja arvates vastuollu määruse (EL) 2016/679 või määruse (EL) 2018/1725 või kohaldatavate liidu või liikmesriigi andmekaitsealaste sätetega.
Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid üksnes töötlemise konkreetsel eesmärgil (konkreetsetel eesmärkidel), nagu on sätestatud II lisas, välja arvatud juhul, kui ta saab vastutavalt töötlejalt täiendavaid juhiseid.
Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid ainult II lisas kindlaksmääratud aja jooksul.
a) Volitatud töötleja rakendab isikuandmete turvalisuse tagamiseks vähemalt III lisas täpsustatud tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. See hõlmab andmete kaitsmist sellise turvanõuete rikkumise eest, mis põhjustab andmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise, loata avalikustamise või neile loata juurdepääsu (isikuandmetega seotud rikkumine). Vajaliku turvalisuse taseme hindamisel võtavad pooled nõuetekohaselt arvesse tehnika taset, rakendamise kulusid, isikuandmete töötlemise laadi, ulatust, konteksti ja eesmärke ning andmesubjektidele kaasnevaid ohte.
b) Volitatud töötleja annab oma töötajatele töödeldavatele isikuandmetele juurdepääsu üksnes ulatuses, mis on rangelt vajalik lepingu täitmiseks, haldamiseks ja selle täitmise üle tehtavaks järelevalveks. Volitatud töötleja tagab, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima konfidentsiaalsusnõuet või nende suhtes kehtib asjakohane seadusjärgne konfidentsiaalsuskohustus.
Kui töödeldakse isikuandmeid, mis paljastavad rassilise või etnilise päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumise, geneetilisi andmeid või füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid inimese seksuaalelu või seksuaalse sättumuse kohta või süüdimõistvate kohtuotsuste ja süütegudega seotud andmeid (edaspidi „tundlikud andmed“), kohaldab volitatud töötleja konkreetseid piiranguid ja/või täiendavaid kaitsemeetmeid.
a) Pooled peavad suutma tõendada käesolevate tingimuste täitmist.
b) Volitatud töötleja tegeleb viivitamata ja asjakohaselt vastutava töötleja päringutega andmete töötlemise kohta kooskõlas käesolevate tingimustega.
c) Volitatud töötleja teeb vastutavale töötlejale kättesaadavaks kogu teabe, mis on vajalik käesolevates tingimustes sätestatud ja otseselt määrusest (EL) 2016/679 ja/või määrusest (EL) 2018/1725 tulenevate kohustuste täitmise tõendamiseks. Volitatud töötleja lubab ja aitab vastutava töötleja taotluse korral mõistlike ajavahemike järel, või kui on tõendeid tingimustele mittevastavuse kohta, teha käesolevate tingimustega hõlmatud töötlemistoimingute auditeid. Vastutav töötleja võib läbivaatamise või auditi tegemise üle otsustamisel võtta arvesse volitatud töötleja asjakohaseid sertifikaate.
d) Vastutav töötleja võib otsustada teha auditi ise või volitada selleks sõltumatu audiitori. Auditid võivad hõlmata kontrollkäike volitatud töötleja tööruumidesse või füüsilistesse rajatistesse ning vajaduse korral tehakse neid mõistliku etteteatamisega.
e) Pooled teevad selles tingimuses osutatud teabe, sealhulgas auditite tulemused taotluse korral kättesaadavaks pädeva(te)le järelevalveasutus(t)ele.
a) Volitatud töötlejal on vastutava töötleja üldine luba kaasata kokkulepitud loetellu kuuluvad alamtöötlejad. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kindlasti igast kõnealuse loetelu kavandatud muudatusest, st alamtöötlejate lisamisest või asendamisest, kirjalikult vähemalt 30 (kolmkümmend) päeva ette, andes vastutavale töötlejale enne asjaomas(t)e alamtöötleja(te) kaasamist seega piisavalt aega sellistele muudatustele vastuväiteid esitada. Volitatud töötleja esitab vastutavale töötlejale teabe, mis on vajalik, et vastutav töötleja saaks kasutada õigust esitada vastuväiteid.
b) Kui volitatud töötleja kaasab konkreetsete töötlemistoimingute tegemiseks (vastutava töötleja nimel) alamtöötleja, teeb ta seda lepinguga, millega kehtestatakse alamtöötlejale sisuliselt samad andmekaitsekohustused, mis on volitatud töötlejal käesolevate tingimuste kohaselt. Volitatud töötleja tagab, et alamtöötleja täidab volitatud töötleja suhtes käesolevate tingimuste ning määruse (EL) 2016/679 ja/või määruse (EL) 2018/1725 kohaselt kohaldatavaid kohustusi.
c) Volitatud töötleja esitab vastutava töötleja taotlusel vastutavale töötlejale sellise alamtöötluslepingu koopia ja kõik hilisemad muudatused. Ulatuses, milles see on vajalik ärisaladuse või muu konfidentsiaalse teabe, sealhulgas isikuandmete kaitsmiseks, võib volitatud töötleja asjaomase osa lepingu tekstist enne koopia edastamist välja jätta.
d) Volitatud töötleja jääb vastutava töötleja ees täielikult vastutavaks alamtöötleja kohustuste täitmise eest vastavalt volitatud töötlejaga sõlmitud lepingule. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat, kui alamtöötleja ei täida oma lepingulisi kohustusi.
e) Volitatud töötleja lepib alamtöötlejaga kokku soodustatud kolmandat isikut käsitlevas tingimuses, mille kohaselt on vastutaval töötlejal juhul, kui volitatud töötleja on teadaolevalt kadunud, oma seadusjärgse tegevuse lõpetanud või maksejõuetuks muutunud, õigus alamtöötleja leping lõpetada ja anda alamtöötlejale korraldus isikuandmed kustutada või tagastada.
a) Volitatud töötleja edastab andmeid kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile üksnes vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste alusel või volitatud töötleja suhtes kohaldatavast liidu või liikmesriigi õigusest tuleneva konkreetse nõude täitmiseks ning edastamine toimub kooskõlas määruse (EL) 2016/679 või määruse (EL) 2018/1725 V peatükiga.
b) Vastutav töötleja nõustub, et kui volitatud töötleja kaasab konkreetsete töötlemistoimingute tegemiseks (vastutava töötleja nimel) tingimuse 7.7 kohaselt alamtöötleja ja need töötlemistoimingud hõlmavad isikuandmete edastamist määruse (EL) 2016/679 V peatüki tähenduses, saavad volitatud töötleja ja alamtöötleja kasutada määruse (EL) 2016/679 V peatüki järgimise tagamiseks komisjoni poolt määruse (EL) 2016/679 artikli 46 lõike 2 kohaselt vastu võetud lepingu tüüptingimusi, kui nende lepingu tüüptingimuste kasutamise tingimused on täidetud.
a) Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat viivitamata igast andmesubjektilt saadud taotlusest. Ta ei vasta taotlusele ise, välja arvatud juhul, kui vastutav töötleja on andnud selleks loa.
b) Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita kohustust vastata andmesubjektide taotlustele kasutada oma õigusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi. Punktide a ja b kohaste kohustuste täitmisel järgib volitatud töötleja vastutava töötleja juhiseid.
c) Lisaks volitatud töötleja kohustusele abistada vastutavat töötlejat 8. tingimuse punkti b kohaselt aitab volitatud töötleja vastutavat töötlejat ka järgmiste kohustuste täitmise tagamisel, võttes arvesse andmetöötluse laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet:
1) kohustus hinnata kavandatavate töötlemistoimingute mõju isikuandmete kaitsele (edaspidi „andmekaitsealane mõjuhinnang“), kui teatava töötlemisviisiga kaasneb tõenäoliselt suur oht füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele;
2) kohustus konsulteerida enne isikuandmete töötlemist pädeva(te) järelevalveasutus(te)ega, kui andmekaitsealasest mõjuhinnangust nähtub, et töötlemise tulemusena tekiks suur oht, kui vastutav töötleja ei võta ohu leevendamiseks meetmeid;
3) kohustus tagada isikuandmete õigsus ja ajakohasus, teavitades vastutavat töötlejat viivitamata, kui volitatud töötleja saab teada, et tema töödeldavad isikuandmed on ebaõiged või aegunud;
4) kohustused, mis on sätestatud määruse (EL) 2016/679 artiklis 32.
d) Lepingu tüüptingimuste pooled sätestavad III lisas asjakohased tehnilised ja korralduslikud meetmed, mille abil volitatud töötleja peab vastutavat töötlejat käesoleva tingimuse kohaldamisel aitama, ning vajaliku abi ulatuse ja määra.
Isikuandmetega seotud rikkumise korral teeb volitatud töötleja vastutava töötlejaga koostööd ja aitab tal täita kohustusi, mis tulenevad määruse (EL) 2016/679 artiklitest 33 ja 34 või asjakohasel juhul määruse (EL) 2018/1725 artiklitest 34 ja 35, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet.
Vastutava töötleja töödeldavate isikuandmetega seotud rikkumise korral aitab volitatud töötleja vastutaval töötlejal:
a) teavitada pädevat järelevalveasutust / pädevaid järelevalveasutusi isikuandmetega seotud rikkumisest põhjendamatu viivituseta pärast seda, kui vastutav töötleja on rikkumisest teada saanud, kui see on asjakohane / (välja arvatud juhul, kui isikuandmetega seotud rikkumine ei kujuta endast tõenäoliselt ohtu füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele);
b) saada järgmist teavet, mis esitatakse vastavalt määruse (EL) 2016/679 artikli 33 lõikele 3 vastutava töötleja teates ja peab sisaldama vähemalt järgmist:
1) isikuandmete laad, sealhulgas võimaluse korral asjaomaste andmesubjektide kategooriad ja ligikaudne arv ning asjaomaste isikuandmekirjete liigid ja ligikaudne arv;
2) isikuandmetega seotud rikkumise tõenäolised tagajärjed;
3) vastutava töötleja võetud või võtmiseks kavandatud meetmed isikuandmetega seotud rikkumise lahendamiseks, sealhulgas vajaduse korral meetmed rikkumise võimaliku kahjuliku mõju leevendamiseks.
Juhul ja niivõrd, kui kogu seda teavet ei ole võimalik esitada korraga, peab esialgne teade sisaldama sel ajal kättesaadavat teavet ning täiendav teave esitatakse pärast selle saamist ja põhjendamatu viivituseta;
c) täita vastavalt määruse (EL) 2016/679 artiklile 34 kohustust teavitada andmesubjekti põhjendamatu viivituseta isikuandmetega seotud rikkumisest, kui isikuandmetega seotud rikkumine kujutab endast tõenäoliselt suurt ohtu füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele.
Volitatud töötleja töödeldavate isikuandmetega seotud rikkumise korral teavitab volitatud töötleja vastutavat töötlejat põhjendamatu viivituseta pärast seda, kui volitatud töötleja on rikkumisest teada saanud. Selline teade peab sisaldama vähemalt järgmist:
a) rikkumise laadi kirjeldus (sealhulgas võimaluse korral asjaomaste andmesubjektide kategooriad ja ligikaudne arv ning asjaomased andmekirjed);
b) isikuandmetega seotud rikkumise kohta lisateavet andva kontaktpunkti andmed;
c) rikkumise tõenäolised tagajärjed ning rikkumise lahendamiseks, sealhulgas rikkumise võimaliku kahjuliku mõju leevendamiseks võetud või võtmiseks kavandatud meetmed.
Juhul ja niivõrd, kui kogu seda teavet ei ole võimalik esitada korraga, peab esialgne teade sisaldama sel ajal kättesaadavat teavet ning täiendav teave esitatakse pärast selle saamist ja põhjendamatu viivituseta.
Lepingu tüüptingimuste pooled määravad III lisas kindlaks kõik muud elemendid, mille volitatud töötleja peab esitama, kui ta abistab vastutavat töötlejat määruse (EL) 2016/679 artiklites 33 ja 34 sätestatud vastutava töötleja kohustuste täitmisel.
a) Ilma et see piiraks määruse (EL) 2016/679 ja/või määruse (EL) 2018/1725 sätete kohaldamist, võib vastutav töötleja juhul, kui volitatud töötleja ei täida käesolevatest tingimustest tulenevaid kohustusi, anda volitatud töötlejale korralduse peatada isikuandmete töötlemine seniks, kuni volitatud töötleja järgib käesolevaid tingimusi või leping lõpetatakse. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat viivitamata, kui ta ei suuda käesolevaid tingimusi mis tahes põhjusel täita.
b) Vastutaval töötlejal on õigus lõpetada leping käesolevate tingimuste kohase isikuandmete töötlemise osas, kui:
1) vastutav töötleja on volitatud töötleja poolse isikuandmete töötlemise punkti a kohaselt peatanud ja kui käesolevaid tingimusi ei hakata järgima mõistliku aja jooksul ja igal juhul ühe kuu jooksul pärast peatamist;
2) volitatud töötleja rikub oluliselt või jätkuvalt käesolevaid tingimusi või määrusest (EL) 2016/679 ja/või määrusest (EL) 2018/1725 tulenevaid kohustusi;
3) volitatud töötleja ei täida pädeva kohtu või pädeva(te) järelevalveasutus(t)e siduvat otsust seoses tema kohustustega, mis tulenevad käesolevatest tingimustest või määrusest (EL) 2016/679 ja/või määrusest (EL) 2018/1725.
c) Volitatud töötlejal on õigus lõpetada leping käesolevate tingimuste kohase isikuandmete töötlemise osas pärast seda, kui ta on vastutavat töötlejat tingimuse 7.1 punkti b kohaselt teavitatud, et tema juhised lähevad vastuollu kohaldatavate õigusnõuetega, kuid vastutav töötleja nõuab nende juhiste järgimist.
d) Pärast lepingu lõpetamist kustutab volitatud töötleja vastutava töötleja valikul kõik vastutava töötleja nimel töödeldud isikuandmed ja kinnitab vastutavale töötlejale, et ta on seda teinud, või tagastab kõik isikuandmed vastutavale töötlejale ja kustutab olemasolevad koopiad, välja arvatud juhul, kui liidu või liikmesriigi õiguse kohaselt nõutakse isikuandmete säilitamist. Volitatud töötleja jätkab nendele tingimustele vastavuse tagamist seni, kuni andmed kustutatakse või tagastatakse.
Vastutav töötleja
| Nimi | [Kliendi juriidiline nimi] |
| Registrikood | [ ] |
| Aadress | [ ] |
| Kontaktisiku nimi, ametikoht ja kontaktandmed | [Nimi, ametikoht, e-post, telefon] |
| Andmekaitseametnik (kui on määratud) | [Nimi, e-post] |
| Allkiri ja kuupäev | [Allkiri ja kuupäev või: aktsepteeritud VILFF-i portaalis, kasutaja [kasutaja], [kuupäev], DPA versioon [x]] |
Volitatud töötleja
| Nimi | VILFF OÜ |
| Registrikood | 17585306 |
| Aadress | Kivimurru tn 34, 11411 Tallinn, Eesti |
| Kontaktisiku nimi, ametikoht ja kontaktandmed | Sergei Zahharenko, tehnoloogiajuht (CTO), privacy@vilff.com |
| Andmekaitse kontakt | privacy@vilff.com (andmekaitseametnikku ei ole määratud) |
| Allkiri ja kuupäev | [ ] |
| Liik | Sisu |
|---|---|
| Helisalvestised | Teeninduskohas salvestatud kõne (VILFF-i salvestite ja VILFF-i rakenduse automaatrežiimi puhul ainult lõigud, milles tuvastatakse kõne; rakenduse käsitsirežiimis katkematult nupu „Start“ vajutamisest kuni nupu „Stopp“ vajutamiseni) koos ajatempli ja teeninduskoha identifikaatoriga |
| Transkriptsioonid | Vestluse tekst, mis on jagatud kõnelejate kaupa repliikideks (Kõneleja A, B...), koos ajatemplite ja tuvastatud keelega; salvestatakse alles pärast seda, kui nimed, telefoninumbrid, e-posti ja postiaadressid, isikukoodid, kaardinumbrid, sõidukite registreerimisnumbrid ja muud pikad identifikaatorid on asendatud kohatäidetega |
| Analüüsi tulemused | Teema, kokkuvõte, toon, sildid, tekstist tuletatud emotsioonid ja rahulolu hinnang, teeninduskvaliteedi näitajad, äriline asjakohasus, kanal, iga kõneleja hinnanguline roll (tuletatud öeldu sisust; kõnelejate sugu ei hinnata), mainitud tooted ja teenused |
| Tõlked | Transkriptsiooni, kokkuvõtte ja siltide tõlked portaali keeltesse |
| Aruanded | Iganädalased märkmed ja igakuised aruanded tööruumi kaupa, lühikeste tsitaatidega vestlustest |
| Portaali kasutajakontod | Nimi, töö e-posti aadress, parooli räsi, roll ja juurdepääsuõigused, seansid, teavitusseaded, tegevuse ajatemplid |
| Seadmete telemeetria | Seadme identifikaator, seadme mudel ja tarkvaraversioon, määratud teeninduskoht, ühenduse olek, aku laetuse tase, katkematu tööaeg, mikrofoni olek, helitaseme statistika ja üleslaadimisjärjekorra pikkus (heli ja sisu puuduvad) |
| Konfiguratsioon | Teeninduskohtade nimed ja aadressid; vastutava töötleja esitatud ärikontekst, teenindusstandardid ja skriptid |
Teenus ei ole ette nähtud isikuandmete eriliikide (isikuandmete kaitse üldmääruse artikkel 9) töötlemiseks. Kuna salvestised hõlmavad vaba kõnet, võivad sellised andmed esineda juhuslikult. Kaitsemeetmed: salvesteid ei tohi paigutada raviruumidesse, arstikabinettidesse, lastealadele ega töötajate puhkealadele (VILFF-i paigutusreeglid); tervishoiuasutustes piirdub salvestamine registratuuriga ning eeldab vastutava töötleja andmekaitsealast mõjuhinnangut ja eraldi kirjalikku kokkulepet; teenus ei eralda, liigita ega indekseeri eriliiki andmeid; heli kustutatakse kohe pärast transkribeerimist; identifikaatorid asendatakse enne salvestamist kohatäidetega; juurdepääs on ainult vastutava töötleja volitatud kasutajatel ja tugiteenuse osutamiseks nimeliselt määratud VILFF-i inseneridel. Teenus ei kasuta hääle omadusi isikute tuvastamiseks ega emotsioonide tuletamiseks: hääletunnuseid kasutatakse üksnes kõnelejate eristamiseks ühe salvestise piires ja neid ei salvestata.
Kõne salvestamine VILFF-i salvestite või VILFF-i rakendusega vastutava töötleja valitud teeninduskohtades; krüpteeritud üleslaadimine; heli ajutine krüpteeritud säilitamine; kõne tekstiks muutmine ja kõnelejate eristamine VILFF-i enda serverites; teksti analüüs tehisintellekti keelemudeliga; identifikaatorite automaatne asendamine kohatäidetega; tõlkimine; koondamine analüütikaks, märkmeteks ja aruanneteks; kuvamine VILFF-i portaalis ja teavituste edastamine; kustutamine.
VILFF-i teenuse osutamine vastutavale töötlejale: vastutava töötleja teeninduskohtade klienditeeninduse kvaliteedi, klientide nõudluse ja saamata jäänud müügi analüüs, vastutava töötleja teenindusstandardite ja skriptide järgimise analüüs ning aruandlus vastutavale töötlejale. Volitatud töötleja ei töötle andmeid oma eesmärkidel, ei hinda omal algatusel üksikuid töötajaid ega kasuta andmeid tehisintellekti mudelite treenimiseks.
Lepingu kehtivuse ajal, millele järgneb andmete kustutamine või tagastamine vastavalt 10. tingimuse punktile d ja V lisale.
| Andmed | Säilitamine |
|---|---|
| Heli | Kustutatakse kohe pärast transkriptsiooni saamist, tavaliselt mõni minut pärast üleslaadimist; salvestised, mida ei õnnestu töödelda, kustutatakse hiljemalt 7 päeva pärast üleslaadimist |
| Transkriptsioonid, analüüsi tulemused, tõlked, aruanded | Vastutava töötleja poolt VILFF-i portaalis määratud aja jooksul: 30, 90, 180 või 365 päeva vestluse kuupäevast või tähtajatult; kui vastutav töötleja ei määra teisiti, 365 päeva; igal juhul mitte kauem kui Lepingu kehtivuse aeg. Tähtaja ületanud andmed kustutatakse jäädavalt automaatse protsessiga, mis käivitub mitu korda päevas |
| Portaali kasutajakontod | Kuni vastutava töötleja administraator need kustutab või kuni Lepingu lõppemiseni |
| Seadmete telemeetria | Ainult praegune olek; iga olekusignaal kirjutab eelmise üle |
| Käituslogid | Teenuste logid: 30 päeva. Konteinerite logid: mahupiiranguga, rotatsioonil kirjutatakse üle. Juurdepääsulogi (sisselogimised, avatud, kustutatud või eksporditud vestlused, seadete ja kasutajate muudatused): 2 aastat, vastutavale töötlejale portaalis nähtav. Logid ei sisalda heli ega transkriptsiooni teksti |
| Andmebaasi varukoopiad | Krüpteeritakse enne tootmisserverist lahkumist; säilitatakse 30 päeva ja kustutatakse seejärel automaatselt. Heli ei kuulu kunagi varukoopiatesse |
Iga alamtöötleja töötlemise sisu, laad ja kestus on esitatud IV lisas. Alamtöötlejad töötlevad andmeid ainult nii kaua, kui on vaja oma osa teenusest osutamiseks, ja EL-is/EMP-s (Brevo kohta vt IV lisa).
Käesoleva versiooni kuupäeval rakendatud meetmed. Kavandatud meetmed on loetletud eraldi ega ole veel kohustused.
| Valdkond | Meetmed |
|---|---|
| Krüpteerimine edastamisel | TLS iga välise ühenduse puhul: seadmete üleslaadimised, portaal, API ja kõik päringud alamtöötlejatele; sertifikaadid väljastatakse ja uuendatakse automaatselt |
| Krüpteerimine säilitamisel | Helifailid krüpteeritakse AES-256-GCM-iga, võtit hoitakse salvestusest eraldi; andmebaasi varukoopiad krüpteeritakse enne tootmisserverist lahkumist |
| Pseudonümiseerimine | VILFF-i enda kõnetuvastusserverites, enne kui tekst neist väljub, asendavad deterministlikud mustrid isikukoodid, kaardinumbrid, IBAN-id, telefoninumbrid, e-posti aadressid, äriregistri koodid ja muud pikad numbrid ning kohalik nimetuvastusmudel asendab isikute nimed. Seejärel asendab tehisintellekti keelemudel järelejäänud nimed, postiaadressid ja sõidukite registreerimisnumbrid ning teine, eraldi läbimine eemaldab allesjäänud nimed. Algset transkriptsiooni ei säilitata. Vastutava töötleja valitud range režiimi korral maskeeritakse ka summad, kuupäevad, muud numbrid ja ettevõtete nimed. Automaatne maskeerimine on tugev kaitsemeede, mitte garantii |
| Võimalikult väheste andmete kogumine | VILFF-i salvestid ja VILFF-i rakendus automaatrežiimis salvestavad ainult lõigud, milles tuvastatakse kõne; heli kustutatakse kohe pärast transkribeerimist; VILFF-i paigutusreeglid välistavad raviruumid, lastealad ja töötajate puhkealad |
| Tööruumide eraldatus ja kasutajate juurdepääs | Igal kirjel on vastutava töötleja tööruumi identifikaator, mida server kontrollib iga päringu puhul; isiklikud portaalikontod soolatud parooliraside või Google'i kontoga sisselogimisega; kaheastmeline sisselogimine (TOTP), mille vastutav töötleja saab oma tööruumis kohustuslikuks teha; serveripoolsed seansid, mis aeguvad 7 päeva või 8-tunnise tegevusetuse järel ja mida saab tühistada; rollid omanik, administraator ja vaataja, mida haldab vastutav töötleja; päringute piiramine sisselogimisel, parooli lähtestamisel ja registreerimisel |
| VILFF-i töötajate juurdepääs | Haldusjuurdepääs ainult nimeliselt määratud VILFF-i inseneridele eraldi haldusliidese kaudu; serverijuurdepääs ainult SSH-võtmetega, parooliga sisselogimine keelatud, jõurünnete blokeerimine (fail2ban); töötajad ei loe transkriptsioone, välja arvatud vastutava töötleja tugipöördumise lahendamiseks; iga VILFF-i töötaja avatud vestlus kantakse vastutava töötleja juurdepääsulogisse |
| Salvestusseadmed | Igal seadmel on oma saladus ja ainult üleslaadimiseks mõeldud võti; administraator peab seadme teeninduskohaga siduma enne, kui üleslaadimisi vastu võetakse; seadmeid saab keskselt lahti siduda ja tühistada; seadmetele puuduvad sissetulevad ühendused; hooldus ainult VILFF-i võtmega autenditud hüppeserveri (bastion) kaudu |
| Võrk | Andmebaas ja töötluskomponendid ei ole internetist kättesaadavad; avatud on ainult veebi- ja hoolduspordid; turvapäised kõigil veebihostidel; automaatsed turvauuendused tootmisserveris |
| Käideldavus ja taastamine | Andmebaasi ja konfiguratsiooni igapäevased krüpteeritud varukoopiad teise asukohta; taastamist on testitud täieliku taastamisega (15. september 2026); varukoopiate terviklikkuse iganädalane kontroll; serverite, järjekordade ja seadmete seire automaatsete hoiatustega VILFF-i inseneridele |
| Füüsiline turvalisus | Tootmisserver Hetzneri Falkensteini andmekeskuses (ISO/IEC 27001 sertifikaadiga); kõnetuvastusserverid ja varukoopiate hoidla VILFF-i ruumides Tallinnas [juurdepääsukontroll kirjeldada] |
| Logimine | Teenuste logisid säilitatakse 30 päeva; konteinerite logid on mahupiiranguga; sisselogimiste ja vestlustega tehtud toimingute juurdepääsulogi säilitatakse 2 aastat ja see on vastutavale töötlejale nähtav; logid ei sisalda heli ega transkriptsiooni teksti |
| Keskkondade eraldamine | Arendus- ja testkeskkonnad kasutavad oma andmebaasi ega sisalda tootmiskeskkonna isikuandmeid |
| Saladuste haldus | Võtmeid ja paroole hoitakse paroolihalduris ja serveri keskkonnafailides, mitte kunagi lähtekoodis; kompromiteerimise kahtluse korral vahetatakse need välja |
| Juhtimine | Kirjalik intsidentidele reageerimise kord ja rikkumiste register; alamtöötlejate register; mudelite litsentside register; töötajate tehisintellektipädevuse juhend; dokumenteeritud emotsioonide ja tooni analüüsi meetod (ainult tekst) |
| Sertifitseerimine | VILFF-il ei ole veel sertifikaati; ISO/IEC 27001 sertifitseerimine on ettevalmistamisel |
Kavandatud meetmed: kaheastmeline sisselogimine VILFF-i haldusliidesesse; sisuturbepoliitika (Content Security Policy); üleslaadimispuhvri krüpteerimine salvestusseadmetes; Tallinna serverite ketaste krüpteerimine; väline läbistustest enne esimest suurkliendi tootmiskasutuselevõttu.
Vastutav töötleja annab loa kaasata järgmised alamtöötlejad (tingimuse 7.7 punkt a). Kõik nad töötlevad vastutava töötleja andmeid EL-is/EMP-s; Brevo isikuandmete töötlemise leping lubab edastamist väljapoole EMP-d üksnes EL-i lepingu tüüptingimuste alusel.
| Alamtöötleja | Aadress | Töötlemine | Asukoht | Kestus |
|---|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Saksamaa | Tootmisserveri majutus: andmebaas, heli ajutine krüpteeritud säilitamine, portaal ja töötlusahel | Falkenstein, Saksamaa | Lepingu kehtivuse aeg |
| EUrouter B.V. (KVK 42054357) | Jacob van Lennepstraat 78H, 1053 HM Amsterdam, Madalmaad | Lüüs tehisintellekti keelemudelitele: edastab transkriptsiooni teksti mudelile ja tagastab tulemuse; ei salvesta päringuid ega vastuseid | Madalmaad (taristu Amsterdamis) | Ainult päringu ajal |
| Microsoft Ireland Operations Limited, kaasatud EUrouteri poolt | One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Iirimaa | Käitab tehisintellekti keelemudeleid (Azure OpenAI Microsoft Foundrys), mis analüüsivad, pseudonümiseerivad ja tõlgivad transkriptsiooni teksti ning koostavad aruandeid | EL-i andmetsoon (EU Data Zone) | Päringu ajal; Microsoft võib säilitada päringuid ja vastuseid kuni 30 päeva üksnes väärkasutuse seireks EL-is, kui erandit ei kohaldata |
| Sendinblue SAS (Brevo) | 9-17 rue Salneuve, 75017 Pariis, Prantsusmaa | Kontokirjade, teavituste, iganädalaste märkmete ja igakuiste aruannete edastamine vastutava töötleja kasutajatele | EL | Iga sõnumi edastamise ajal |
Ei ole alamtöötlejad: sõnumiteenused, mille vastutava töötleja kasutajad ise teavituste jaoks ühendavad (Telegram, Slack, Microsoft Teams, brauseri tõuketeavitused), toimivad vastutava töötleja enda juhise alusel ning vastutava töötleja ja nende teenuste vaheliste lepingute alusel. VILFF-i enda kõnetuvastusserverid Tallinnas on osa VILFF-i taristust, mitte alamtöötleja.
Need tingimused lisatakse tingimuse 2 punkti b alusel. Need ei ole tingimustega vastuolus; kui vastuolu peaks tekkima, kohaldatakse tingimusi.