Vai ir likumīgi ierakstīt klientu sarunas veikalā? (GDPR, Igaunija)

Jā. Igaunijā veikals drīkst ierakstīt sarunas apkalpošanas zonā apkalpošanas kvalitātes nolūkos, ja tiek ievērotas GDPR (VDAR) prasības: apmeklētāji ir skaidri informēti ar zīmēm, darbinieki ir rakstiski brīdināti, ir noteikts mērķis un tiesiskais pamats (leģitīmas intereses, GDPR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), un savāktie dati tiek ierobežoti līdz minimumam. VILFF ir veidots tieši ap šīm prasībām — audio tiek dzēsts uzreiz pēc transkribēšanas, un transkripti tiek anonimizēti.

Ko likums patiesībā prasa

GDPR un Igaunijas Datu aizsardzības inspekcijas (Andmekaitse Inspektsioon, AKI) vadlīnijas ierakstīšanu neaizliedz — tās to regulē. Praksē veikalam ir nepieciešams:

• Informēt apmeklētājus — redzama zīme pie ieejas vai kases, kas norāda, ka sarunas tiek ierakstītas un kāpēc;
• Rakstiski brīdināt darbiniekus — personālam jāzina, kas tiek ierakstīts, kādam mērķim un kādas ir viņu tiesības;
• Definēt mērķi — piemēram, apkalpošanas kvalitātes uzraudzība un uzlabošana — un neizmantot datus nekam citam;
• Izvēlēties tiesisko pamatu — apkalpošanas analītikai tās parasti ir uzņēmuma leģitīmās intereses (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) ar dokumentētu interešu līdzsvarošanas testu;
• Minimizēt datus — glabāt tikai to, ko mērķis prasa, un tikai ierobežotu laiku.

Kā VILFF šīs prasības izpilda jau pēc uzbūves

• Oriģinālais audio tiek dzēsts nekavējoties pēc tā pārvēršanas tekstā — balsis nekad netiek uzkrātas;
• Vārdi un citas tieši identificējošas detaļas tiek automātiski izņemtas no transkriptiem pirms analīzes;
• Visa apstrāde notiek serveros Eiropas Savienībā saskaņā ar datu apstrādes līgumu;
• Jūs saņemat gatavu GDPR dokumentu komplektu: zīmes pie ieejas, darbinieku brīdinājuma veidnes un privātuma politiku — lai sāktu, jurists nav vajadzīgs.

Kas jādara pašam veikalam

Izvietot mūsu nodrošinātās zīmes, izsniegt darbiniekiem rakstisko brīdinājumu un turēt privātuma politiku pieejamu ikvienam, kas to pieprasa. Tas ir viss kontrolsaraksts — VILFF nodrošina veidnes visiem trim.

Šī lapa ir vispārīga informācija, nevis juridiska konsultācija. Konkrētās situācijās skatiet AKI vadlīnijas vietnē aki.ee vai vērsieties pie datu aizsardzības speciālista.